Archivering

Het is mogelijk de kontrakten die u afdrukt ook tegelijkertijd op te slaan voor archivering. Deze mogelijkheid activeert u via het instellingenscherm onder het tabblad 'archivering'. U stelt hier tevens een aantal standaarden in, zoals bijv. folder, link aanmaken in dossier etc.

Als u dit geactiveerd heeft dan verschijnt er in het printscherm een knop met het label '>>'. Als u deze aanklikt zal het window vergroten.
Standaard staan de instellingen zoals u deze heeft gedefinieerd in instellingenscherm. U kunt deze hier alsnog wijzigen. De wijzigingen zijn ALLEEN van kracht voor deze printopdracht(en).

Het is niet noodzakelijk dat u de knop '>>' aanklikt. Als u de archivering heeft geactiveerd in het instellingenscherm dan zal altijd archivering plaatsvinden. U kunt alleen deze dus nog voor de huidige printopdracht(en) wijzigen.

A) de folder waarin de documenten zullen worden opgeslagen.

B) U kunt aangeven dat u voor de dossiers aparte subfolder wilt aanmaken. Deze subfolder worden aangemaakt in de folder die bij (A) gekozen is.

C) U kunt een koppeling laten aanmaken, zodat in het PDF-dossier de afgedrukte documenten zichtbaar zijn en kunnen worden geopend. (Zie plaatje hieronder)

D) U kunt de documentnaam ongewijzigd laten of u kunt de documentnaam aanpassen met de de datum- en tijdvermelding. Bijv. DNV-DK_20101201_12:00.doc

Office 2007 heeft de mogelijkheid om een document als PDF op te slaan. U dient hiervoor wel een plugin via de Microsoftwebsite te downloaden.
De plugin kunt u downloaden via de Microsoft website via deze link. Let u wel op dat u de juiste taal kiest. De link verwijst naar de Nederlands office versie.
U kunt ook de plugin (Nederlandse versie) downloaden via de site van Fitsolutions onder deze link. U dient vervolgens de plugin op te starten en de aanwijzigingen te volgen.
Office 2003 heeft deze mogelijkheid niet. Derhalve zullen de documenten dan opgeslagen worden met de extensie DOC.

Foldernaam instellen

U kunt de foldernaam zelf instellen via het instellingen window tabblad archivering

U geeft aan dmv de letters nvgphi hoe u de foldernaam wilt samenstellen.
De letters hebben de volgende betekenis:
n = naam van de klant
v = 1e voorletter
g = geboortedatum
p = postcode
h = huisnummer
i = ID van het hoofddossier. Dit is een uniek door Maex aangemaakt ID. Als u deze ook toevoegt weet u zeker dat uw foldernaam uniek is.

De volgorde van de letters is ook van belang. In bovenstaanvoorbeeld ziet u bij de setting folderklant=nvgphi. Dus de naam van de folder begint met de naam van de klant, gevolgd door de 1e voorletter, geboortedatum, postkode, huisnr en tenslotte het ID.

Neem bij vragen contact op met onze Servicedesk